A Habsburg Ottó Alapítvány (a továbbiakban: HOAL) a 2016. évi XCIX. törvény alapján azzal a céllal jött létre, hogy Habsburg Ottó (1912–2011) életművét, örökségét és emlékét – különösen Magyarországért és a magyarság ügyéért kifejtett kiemelkedő teljesítményét – az gondozza, ismertté és elérhetővé tegye. Az Alapítvány célja és feladata Habsburg Ottó közéleti munkássága szellemi és tárgyi emlékeinek feldolgozása, hagyatékának ápolása, megóvása és gondozása, valamint a hagyaték történelmi jelentőségű részének egységes gyűjteménybe rendezése és kutathatóságának biztosítása.
Magyarország Kormánya és Karl von Habsburg-Lothringen, Habsburg Ottó idősebb fia 2016. márciusban együttműködési szándéknyilatkozatot írt alá édesapja, Habsburg Ottó hagyatékának Magyarországra történő szállításával kapcsolatban. A Főherceg a Habsburg család szándékát kifejezve, javaslatot tett Magyarország Kormánya részére egy archívum létrehozására az utolsó osztrák–magyar trónörökös, Habsburg Ottó hagyatékának gondozása céljából. Magyarország Kormánya üdvözölte a Főherceg javaslatát, különös tekintettel arra, hogy Habsburg Ottó emlékét a magyar nemzet szívében őrzi.
Habsburg Ottó hagyatéka részben a Habsburg család egyes tagjainak – jelentősebb részben Károly főherceg –, részben a család közös tulajdonában voltak. A tulajdonosokat a Főherceg, Magyarország kormányát dr. Semjén Zsolt miniszterelnök-helyettes képviselte.
A 2017. augusztus 3-án nyilvántartásba vett Habsburg Ottó Alapítványt az alapítók szándéka szerint 99 évre hozták létre és a felek által kötött külön megállapodásban határozták meg a támogatás mértékét. A Habsburg Ottó Alapítvány elhelyezésére – Habsburg Ottó emlékéhez méltóan – a Budavári Palotát (1014 Budapest, I. kerület, Palota út 6452/1. hrsz) jelölték ki.
Habsburg Ottó hagyatéka Magyarországra szállításának lebonyolítója a liechtensteini OvH (Otto von Habsburg) Archiv Stiftung volt. 2017. szeptember 20-án az OvH Archiv Stiftung megadta a hagyaték tárolási helyét és a szállítással kapcsolatos adatokat Zsuzsanna Chaillet, volt kuratóriumi tagnak, aki a szállítással kapcsolatos egyeztetések és az adminisztratív teendők végrehajtásában működött közre.
Habsburg Ottó örököseinek megállapodása a hagyaték általános leírását tartalmazta, mely a következő elemekből állt:
Habsburg Ottó
- különböző nyelven megjelent politikai cikkei és kiadott könyvei,
- könyvgyűjteménye,
- államfőkkel, meghatározó politikusokkal történt beszélgetései alapján készült tanulmányok és munkák (1960–2010),
- Európai Parlamentben végzett 20 évnyi munkájához kapcsolódó iratok,
- újságcikkek az Ausztriába történő visszatérés időszakából (1966),
- levelezés (az 1950-es évektől)
- Néhány személyes tárgy,
- magyar önkormányzatok által adott díszpolgári címek oklevelei,
- film-, hanganyag és fényképarchívuma, valamint
- egyéb dokumentumok és tárgyi emlékek, amit a főherceg a hagyatékhoz kívánt adni.
2018. februárban Magyarországra érkezett a 270 eltérő méretű és anyagú dobozban tárolt hagyaték, melyet a Budavári Palota Szépművészeti Múzeum – Magyar Nemzeti Galéria „C” épületének III. emeletén található három kiállító szobában helyeztek el.
A hagyatékot az OvH Archiv Stiftung Európa négy különböző országából összegyűjtve az alábbi helyekről szállította Magyarországra:
1. Salzburg (Ausztria), [50 doboz],
2. Türnitz (Ausztria), [könyvek 130 kisebb dobozban],
3. Luzern (Svájc), [4 raklap],
4. Benidorm (Spanyolország), [25 fadoboz, 8 m³].
Az átvételt követően Habsburg György főherceg megkereste a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatóját, hogy édesapjának, a néhai Habsburg Ottó irathagyatékának szakszerű és méltó elhelyezését segítse elő. A főherceg és dr. Szabó Csaba, a Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatója 2018 elején megtekintették a Magyar Nemzeti Galéria épületében elhelyezett hagyatékot. A két kiállító szobában tárolt iratok mellett egy külön helyiségben Habsburg Ottó egykori könyvtárát tárolták. A Magyar Nemzeti Levéltár főigazgatója 2018. február 18-án a hagyaték elhelyezésére vonatkozóan szakvéleményt adott, melyben jelezte, hogy levéltárszakmai szempontok figyelembevételével az iratokat és a könyveket elkülönítve célszerű tárolni és megőrizni.
2018. július 24-én a Magyar Nemzeti Galéria munkatársai arról tájékoztatták dr. Latorcai Csaba, közigazgatási államtitkárt, hogy a Galériában elhelyezett Habsburg hagyaték tárgyainak egy részénél és egyes könyveken penész jelenlétét fedezték fel, amely a Galéria műtárgyait is veszélyeztetheti. Az államtitkár felvette a kapcsolatot Nagy István kuratóriumi elnökkel és Habsburg György kuratóriumi taggal. Az Alapítvány részéről Habsburg György kuratóriumi tag és Sávoly Tamás, az Alapítvány akkori igazgatóhelyettese a Magyar Nemzeti Galéria és a Szépművészeti Múzeum munkatársainak közreműködésével a penészedés orvoslása érdekében azonnali intézkedéseket foganatosítottak. 2018. augusztusban az Alapítvány munkatársai Habsburg György főherceg irányításával felmérték a hagyaték mennyiségét és terjedelmét, majd az iratokból gyűjteményi egységeket (könyvtár, múzeum, levéltár) hoztak létre, majd dobozjegyzéket készítettek. A teljes hagyatékot 618 raktári egységben helyezték el. A károsodott hagyatéki anyagot ekkor különválasztották és a károk felmérése érdekében Sávoly Tamás igazgatóhelyettes beszámolót készített a szennyezés körülményeiről, valamint a penészedéssel kapcsolatos intézkedésekről. A károsodott és a tönkrement gyűjteményi anyag egyes részeiről is listát és dobozjegyzéket készítettek. A fertőzés tovább terjedésének megakadályozása érdekében a gyűjteményi anyagot 2018. augusztus 14. és 22. között átszállították a Budavári Palota „D” épület földszinti őrparancsnoki és őrszekrény szobáiba.
2018. augusztus 23-án jegyzőkönyv készült a hagyaték átköltöztetése utáni szemléről, majd a hagyatékot ért penészedés ügyét a 2018. szeptember 3-ai kuratóriumi ülésen napirendre tűzték.
2018. novemberben az Alapítvány kuratóriumának döntése értelmében az OvH Archiv Stiftung és a Habsburg Ottó Alapítvány közötti megállapodás alapján a Habsburg Ottó Alapítvány vállalta, hogy segítséget nyújt az iratok minősítésében, korabeli kifejezéssel „annexálásában”.
2018. decemberben az Alapítvány munkatársai és Habsburg György, a Hozzáférési Bizottság elnökének közreműködésével megkezdték a hagyaték minősítését. A minősítés során a kutatható iratokat Annex1, a korlátozottan kutatható iratokat Annex2-be sorolták és meghatározták a Hagyaték nyilvánosságra hozható részeit és azokat, amelyeket csak külön engedéllyel, a Hozzáférési Bizottság jóváhagyása után lehet kutatni.
A 2018. december 19-én megkötött bérleti szerződés a hagyaték átadás-átvételét és leltározását oly módon szabályozta, hogy az OvH Archiv Stiftung feladata és kötelezettsége volt a hagyaték felmérése és leltározása az Alapítvánnyal szoros együttműködésben. Ennek keretében az OvH köteles volt elkészíteni és az Alapítvány elé terjeszteni elfogadásra a hagyaték nyilvánosságra hozható (1. sz. Melléklet), valamint a hagyaték Hozzáférési Bizottság engedélyével nyilvánosságra hozható részeit (2. sz. Melléklet) a Bérleti Szerződés aláírásától számított, legkésőbb hat hónapon belül. A Bérleti Szerződéssel összhangban az OvH Archiv Stiftung elkészítette a gyűjtemény levéltári és múzeumi dobozjegyzékét, amelyet 2019. április 1-jén az Alapítvány részére elfogadásra ajánlott. A 2019. április 25-én megtartott kuratóriumi ülésén az Alapítvány nem vette át az OvH Archiv Stiftung által előterjesztett anyagot, amit 30 napos póthatáridő kitűzésével módosítottak. 2019. május 16-án ismét elfogadásra terjesztették elő a felmért és leltározott anyagot, melynek egyes hagyatéki elemeinek besorolását már módosították. A Kuratórium 2019. június 3-án megtartott ülésén átvette a gyűjtemény levéltári és múzeumi dobozjegyzékét, és a Bérleti Szerződés értelmében a felmért és leltárba vett jegyzék elfogadásával az Alapítvány bérbe vette a hagyatékot, és ettől kezdve megkezdődött a bérleti díj fizetésének kötelezettsége.
2018. december 20-án a Habsburg Ottó Alapítvány és a Magyarországi Evangélikus Egyház bérleti szerződést kötött Habsburg Ottó hagyatékának átmeneti befogadására.
2019. január 1-én, az Alapítvány vezetését Prőhle Gergely, a Magyarországi Evangélikus Egyház országos felügyelője vette át. Időközben kiderült, hogy a Budavári Palota műszaki állapota nem teszi lehetővé az iratok hosszútávú tárolását, ezért az Evangélikus Egyház vezetőségével kötött bérleti szerződés alapján 2019. március 14-én a Habsburg Ottó hagyaték teljes anyagát a 1085 Budapest, VIII. kerület, Szentkirályi utca 51. számú bérlemény földszintjén kialakított raktárszobákba szállították át, ahol a gyűjteményi anyagot irattári polcokon, ceruzával feliratozott tároló dobozokban helyezték el.
2019. májusban a Habsburg Ottó Alapítvány megkapta az engedélyt az irattulajdonostól, az OvH Archiv Stiftungtól, hogy Habsburg Ottó hagyatékát rendezze, digitalizálásra előkészítse és biztosítsa annak kutathatóságát.